Cum să vă controlați căsuța poștală pentru a vă bucura de mai mult timp liber

Dacă vă simplificați căsuța poștală, vă simplificați viața
În ciuda avantajelor uimitoare ale e-mailului, abordarea mesajelor primite se poate simți ca o sarcină fără sfârșit. Multiplele e-mailuri neasumate ne pot face să ne simțim copleșiți, mai ales când avem termeni importanți de îndeplinit. Atunci când nu reușim să ne păstrăm în continuare lucrurile, e-mailurile par să se înmulțească, provocând și mai multă neliniște.

Există câteva modalități eficiente de a gestiona și de a procesa mesajele primite pentru a vă face viața mai ușoară. Dacă aveți una sau mai multe intrări, gestionarea acestora într-un mod sistematic vă va sprijini pe dumneavoastră și munca ce o depuneți.

Cum să procesați mesajele primite
Programați orele pentru a procesa căsuța poștală
Puteți începe cu planificarea orelor regulate pentru a vă aborda mesajele primite și pentru a le respecta. Acest lucru ar putea fi la fel de puțin o dată pe zi sau la fel de des ca în fiecare oră. E-mailurile prelucrate în loturi sunt foarte eficiente și chiar vă puteți bucura puțin de acest proces! Este înțelept să țineți conturile de e-mail închise în timp ce lucrați la alte lucruri pentru a evita distragerea atenției. Putem dezactiva toate notificările de pe calculator și telefon pentru a evita tentația de a le verifica.

Procesați și eliminați mesajele primite
Vizualizați căsuța poștală ca pur și simplu o zonă de așteptare pentru e-mailurile pe care nu le-ați citit. Odată ce au fost procesate, pot fi șterse sau arhivate. Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să creați câteva dosare: în așteptare și arhivare.

E-mailurile pot fi procesate după cum urmează:
1. Redirecționați sau ștergeți
Multe e-mailuri pot fi șterse, marcate ca junk / spam sau transmise persoanei sau persoanelor cărora li se adresează. Dacă primiți o mulțime de e-mail-uri inutile sau sunteți copiat în conversații care nu se aplică, atunci treceți rapid prin aceste acțiuni, ștergând sau depunând fiecare e-mail pe măsură ce lucrați în listă.

2. Dezabonare, dezabonare, dezabonare!
Luați în considerare fiecare notificare, invitație, newsletter etc. care sosesc în căsuța de e-mail și decideți dacă aceasta adaugă valoare vieții dumneavoastră. Dacă nu, luați o clipă pentru a vă dezabona de pe lista de discuții. Merită să aveți timp pentru a face acest lucru – viitorul dvs. de sine vă va mulțumi!

3. Răspunsuri scurte
Multe e-mailuri necesită doar un răspuns scurt, iar acestea pot fi abordate imediat. După finalizare, e-mailul poate fi șters sau arhivat. Dacă primiți numeroase e-mailuri care necesită un răspuns similar, este bine să creați câteva șabloane de răspuns. Acest lucru va economisi timp și vă va permite să ajungeți rapid la ceea ce ați prefera să faceți!

4. Răspunsuri lungi
Câteva e-mailuri vor necesita un răspuns mai lung sau vor fi necesare mai multe informații înainte ca un răspuns să poată fi scris. Aceste e-mailuri pot fi mutate în folderul „în așteptare” pentru o atenție ulterioară. Vă sfătuiesc să programați un timp pentru a verifica în mod curent acest dosar.

Și, în sfârșit, este eficientă, dar și mai benefic să răspundeți la e-mailuri cât mai scurt posibil. Noi toți jonglăm cu o mulțime de lucruri pe care le facem, iar faptul că am putea fi clari și conciși în răspunsurile date ajută atât persoana care le primește, dar și pe noi să evităm răspunsuri lungi! Unii oameni chiar scriu „nu trebuie să se răspundă” atunci când trimit un e-mail care nu necesită un răspuns. Cred că este o idee strălucită!

Prelucrarea căsuțelor poștale virtuale ne ajută să ne concentrăm la toate sarcinile primite zilnic, de asemenea și la a ne concentra pe fiecare lucru în parte, fără să ne distragă fiecare notificare primită.